伊藤手帳ではユメキロック セパレートダイアリーを使うことで充実したワークライフバランスを実現してもらえることを願い、セパレートダイアリー モニター会を開催しています。
2018年5月より始め、2021年5月より4期目の活動に入ります。
2020年は第3期モニターとして活動してくださった方が順次ブログで「手帳術」や「タイムマネジメント」について語ってくださいます。
今回は、「frkw」さんのコラム第2弾です。
私が手帳で叶えたい理想の生活
こんにちは！2020年モニター会に参加させていただいたfrkwです。
今回は、セパレートダイアリーの私なりの使い方をご紹介させていただきます。
あまり特別なことはありませんが、「こんな風に過ごしたいから」という所も頑張って書きますので、共感して頂けると嬉しいです。
・中長期の見通しを立てて
・余裕をもって作業・管理を行う
です。
そのために、定期的にプロジェクトの全体スケジュールに目を通す仕組み作りをしようと考えました。
また、抜け・漏れを防いで「しまった！」を無くす工夫もしています。
セパレートダイアリーの有効活用はガントチャートを上手く使うこと
1）マンスリー
マンスリーには打ち合わせ予定や締め切り項目を簡単にメモしています。
欄があまり広くないので目次のように使用して、書ききれない詳細は別冊ノートに。ノートのページに付箋をつけて紐付けしています。
私はA5サイズのセパレートダイアリーを愛用しており、同じくA5の別冊ノートはかなり広々と書けるので、ノンストレスで使用できると感じています。
ちなみに、この別冊ノートに紐付けして書くワザも、モニター会で教わりました！
2）ガントチャート
ガントチャートが、私のセパレートダイアリーの使い方のポイントです！
上側ガントチャートは「中長期の見通しをたてる」ため、下側ガントチャートは「自分の作業量の見通しをたてる」ため、活用しています。
上側ガントチャートには、業務の区切りや大きな打合せなど、ホールドポイントになる項目を記載しています。
複数プロジェクトに関わっていると、ちょっと気を抜くと作業が停滞してしまうことがあります……。数ヵ月に渡る業務も多くあるので、各プロジェクトの全体工程表を確認し、気合いを入れ直しながら書いていきます。
下側ガントチャートは、マンスリーを見ながら自分の管理する作業の予定を書いていきます。
毎月ガントチャートを記載することで、もうすぐ始まる作業の準備項目や、作業同士のつながり・流れを改めて考えるきっかけを作れるようになりました。
セパレートダイアリーは上側・下側ガントチャートに分けて書くことができるのも嬉しいポイントです。
マンスリーと下側ガントチャートを同時に開いて付き合わせれば、打ち合わせの準備等、自分の今月の作業に抜け・漏れがないか確認することができます。
3）ウィークリー、タスク
業務のスケジュールはデジタル化されているので、実は紙の手帳は使っていません。
代わりに、ウィークリーとタスクページに、両方タスクを記載しています。書く欄が増えて嬉しいです。
タスクページを上・下に設けることで、マンスリーとガントチャート、それぞれを見ながらタスクページへ転記できるので、うっかりの漏れが無くなり、本当に助かっています。
マンスリー、ガントチャート、ウィークリー(タスク)を全て兼ね備えていること、さらに、それらを同時に見渡せることがセパレートダイアリーの魅力です。
ちょっと変わった構造なのでびっくりされるかもしれませんが、慣れればこれしか使えなくなります！来年もセパレートダイアリーを使おうとおもいます！
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