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手帳とデジタルカレンダーの使い分け 【手帳で仕事を効率化する】 -手帳を語る場プロジェクト6月

伊藤手帳は、「仕事の質や効率が向上するアイデア」や「プライベートを充実させるアイデア」を伝える「手帳を語る場」プロジェクトを開始しました。

月に一度、「手帳を使ったタイムマネジメント方法」「デジタルツールと手帳の使いわけ方について」「挫折しない手帳の使い方」「仕事とプライベートを充実させる手帳術」といった様々なテーマに応じたコラムを12名のライターさんに書いて頂きます。

まずは初回は、フルリモート勤務で働く「めい」さんのコラムです。

総務省の令和元年・2年・3年版「通信利用動向調査報告書(企業編) 」においてクラウド利用企業が具体的に利用しているクラウドサービスは何かという設問があります。その中で「スケジュール共有」という項目が設けられており、利用率は令和元年37.3%、令和2年43.7%、令和3年44.2%と増加傾向にあります。

職場でのデジタルカレンダー(スケジューラ―)使用は今後も伸びていくのは間違いありません。そのような環境の中「それでも手帳は必要」と伊藤手帳は思って手帳を製造しています。今回は「それでも手帳は必要」な理由を「めい」さんが的確に書いてくださいました。

どうぞ最後までご覧ください。

私の手帳とデジタルの使い分け方

初めまして、基本フルリモートで働いている「めい」です。普段は仕事の予定をデジタルカレンダーで見つつ、紙の手帳も並行して使っています。メモをデジタルで取っても紙で取っても良い場合は紙でとりたい派で、机の上では手帳やノートなど、いつも何かしらの紙を広げています。そんな私の手帳とデジタルの使い分け方をご紹介します。

効率良くするためにモチベーションを高める

効率良く時間を使うために私は、どの時間を切り取っても何かに惑わされずタスクをこなせるモチベーションの高い状態を作れたら、と思っています。そのためには、いろいろなタスクを把握した上で、それらを現実的に達成できる筋道を、なるべくスピーディーに立てることが大切です。

機械のように次から次へ、脇目も振らず淡々と終わらせられるのであれば素晴らしいですが、なかなかそうとも行かないのが人間。だからこそ、「私はこの時間空いていますよ」「この時間は集中タイムなので空いていません」「あなたはいつが空いていますか?」と相手との対話を怠らない。

そして、自分しか担当していないタスクごとの繋がりを浮立たせて把握し、自分との対話の中で決めた優先順位に基づいて行動する。

終わったら2重線で消したり、ご褒美のマークを用意したりして、自分を「やったぞ!」という気にさせる。このようなデジタルとアナログのハイブリッド術を使うことで、周りも自分も思いやった、モチベーションの高い状態を作ることができると考えています。

 

他者とのコミュニケーションツール<デジタルカレンダー>

仕事の場では、デジタルカレンダーは欠かせない存在です。デジタルカレンダーの大きな強みは、「1つの予定をたくさんの人と共有するときの、共有のしやすさ」。会議をすると決めればその場で会議リンクを瞬時に発行し、毎週予約で一気に会議情報を飛ばすことができます。

他の人の予定をボタン1つで確認できることもデジタルカレンダーの凄さです。会議や打合せは自分が都合良いだけでは成り立ちません。相手の予定を確認し調整する必要があります。その点、相手に声をかけることなく予定の有無を確認できるデジタルカレンダーは、会議調整時間の節約に一役買っています。

若手ともなると、複数の先輩の空き時間を見た上で様々な調整をすることが当たり前です。良いコミュニケーションをとるためにも、デジタルカレンダーで相手に予定の有無を「見せる」ことは重要なのです。

自分とのコミュニケーションツール<手帳>

他の人との予定の見せ合いがデジタルでできるのであれば、手帳を書く理由は何でしょうか?例えば、私はこんなことを手帳に書いています。

① 会議A-1回目、会議A-2回目、というようにつながりがある会議を線で結ぶ ※会議数は20以上ある。(→マンスリー)

会議予定だけならデジタルカレンダーに入っています。

しかし、ここで大きなポイントになるのは、会議の文字を物理的に線で結ぶことで、「間に何営業日あるのか可視化できること」「並行して進んでいる他の会議の1回目と2回目の日付も踏まえて、忙しさの目処を立てられること」です。

手帳を使うことで、デジタルカレンダーで四角として表される出来事と出来事の間に時間的空間を生み出せます。

② 会議の相手や内容、タスクごとにラインマーカーを引いて色分けする(→マンスリー、ウィークリー)

デジタルカレンダーでもタグ付けやカラーリング機能がありますが、物理的に手で自分のイメージに合った色を塗ることで、手帳に書かれたタスクに表情をつけることができます。

なんとなく「この会議は赤色っぽいな。この内容のイメージカラーは青系だな」なんてことはありませんか?タスクを忘れないためにメモする場合でも、タスクそのもののイメージ色を紙面に落としてまじまじと眺めると、意外と手を付ける順番が湧き上がって見えたりします。

③ 複数日かけて行うタスクと、そのタスクに紐づいて並行して行うタスク・後続のタスクの流れと期日を書く(→ガントチャート)

アプリなどのツールで管理されることはあったとしても、デジタル”カレンダー”で管理されることは経験上ありません。

ただ、手元でタスクの紐付けが可視化されていると便利なのです!”自分にとって”何と何がどう紐づいていて、だから何からやらないといけなくて、、、と自分を中心にやるべきことを把握できます。

他者と認識を合わせるために作っているデジタルツール・資料とは異なり、自分自身の仕事のタスク、課外活動のタスク、遊びや旅行の計画立て、趣味の計画立て、など自分の興味が向いている内容を自由にまとめることもできます。

まとめ

使い「分け」というタイトルではありますが、デジタルカレンダーと手帳を全く違う目的で使っていますね。

デジタルでしか成し得ない機能を使った相手を思いやった時間づかい、そして手帳でしかできない自分を思いやった時間づかいーこの2つをうまく合わせることで、効率も心地も良い時間の使い方ができるはず。

デジタルカレンダーと手帳、どちらもたくさん使うことが、もっともっとツールの良さを知って、自分の時間効率を高めることにつながってくると思います。今は「時間マスター”見習い”」ですが、TETEFUとともに、12月には「時間マスター」になれるように頑張ります。

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コラム内で使用されている手帳はユメキロック「TETEFU」(マンスリー&ウィークリー版 日付フリー)です。

本店:https://www.yumekirock.com/

楽天店:https://item.rakuten.co.jp/yumekirock/

Yahoo店:https://shopping.geocities.jp/yumekirock/

※Amazon店:https://www.amazon.co.jp/stores/node/3907886051

 

 

 

 

 

 

 

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