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3種類のTETEFU(リフィル)を駆使する手帳の使い方事例★ユメキロックモニターさんコラム

伊藤手帳ではユメキロック セパレートダイアリーを使うことで充実したワークライフバランスを実現してもらえることを願い、セパレートダイアリー モニター会を開催しています。
2018年5月より始め、2022年5月より5期目の活動に入ります。

今回は第4期モニターとして活動してくださった「しきこ」さんの伊藤手帳ユメキロック「TETEFU(テテフ)」の使い方を紹介致します。

TETEFUは2種類の手帳リフィルを使い1枚の手帳カバーにセットする形ですが、「しきこ」さんは3種類のTETEFUリフィルをお使いとのこと。
どうやって3種類使っているのか?気になりますよね。それでは、お話始めていきますので最後までご覧ください。

TETEFU(テテフ)使い分けはこんな感じです。

こんにちは、しきこです。
私の手帳、TETEFUの使い方をご紹介します。

TETEFUは主に仕事用に使っています(職業=SEです)。
プライベート用の手帳は別に設けています。

TETEFUには複数種類のリフィルがあり、2種類のリフィルを上下段に組み合わせる使い方が想定されていますが、私は3つのリフィルを組み合わせて使っています。
・週間(weekly)
・1日1頁(daily)
・月間(monthly)
の3種類です。

1日1頁と週間のリフィルには、当日/当週がぱっと開けるよう、100円ショップで買ったインデックス付箋を貼っています。

使い分けはこんな感じです。

・月間→未来の予定(プラン)。ガントチャートページは大まかな仕事の進行、月間ブロックページはプライベートの予定の転記。下段左側に入れています。

・週間→未来の予定(スケジュール)。具体的なアポイントや締切など。上段に入れています。

・1日1頁→当日(過去)の実績。何時から何時まで何をしたかの記録と、ToDoリスト。下段右側に入れています。

月間ガントチャートに大まかなプランを書く→週間バーチカルでスケジュールとして具体化→1日1頁でタスクとしてさらに具体化、という流れで使っています。

それから、付箋をかなり使います。
自覚していなかったのですが、セパレートダイアリーモニター会に参加して、自分が比較的「付箋を使う方」であることがわかりました。

リフィル1:月間/ガントチャート

ざっくり週ごとの「やること」を把握する用途です。

足の長いプロジェクトは、数ヶ月先まで、どの週に何をやるかが決まっており、かつ、複数の作業・他メンバーの作業が並行して動くので、それを可視化するのに使っています。
複数日/週にまたがるので、マーカー(こすって消せるタイプ)で線を引いています。

長期プロジェクトに入っていない期間は、数週間で完了する細かい案件複数に並行して対応するので、それぞれのリリース時期や具体的な作業時期が重ならないよう調整するのに使っています。
コロナ対策で在宅勤務が多かった期間は、運動不足解消に毎日ストレッチを心がけていたので、ハビットトラッカーとしても使っていました。

使える時間帯が日替わり(A/B/Cシフト制)で変わるシステムがあるので、何日がどの時間帯になるか、最下段のアルファベットと付箋でわかるようにしています。付箋は月が変わったら貼り替えます。

プライベート用の手帳は、月齢でページが分かれているフォーマットなので、時間の流れの感覚をリンクさせるために、TETEFUにも朔弦望をマークで書いています。

リフィル1その2:月間/ブロック

プライベート用の手帳が、月齢に基づいてページが分かれている特殊なフォーマットなので、通常の(太陽暦の)カレンダーでの見え方(予定の詰まり方、分散の仕方)を確認するために転記しています。

仕事中も週末の予定を参照して、週全体の動きがイメージできるので便利です。

プライベートで毎年行う、月ごとのルーチンやイベントは、付箋に書いて、毎年「申し送り」をしています。
本当は、マンスリーリフィルの巻頭などに、月別に書き込める年間ページがほしいのですが……伊藤手帳さん、ご検討をお願いします(笑)。

ペンのインク色の使い分けは、あまり厳密にはしていません。

仕事用=青インクというのが自分の中で固定で、何となくそれ以外の色(緑や黒)がプライベート用、という位置付けなのですが、仕事中、青いペンを持ったままプライベートのことを書いてしまうこともあり、そんなにきっちりは分けていない/分けなくても平気なタイプです。

リフィル2:週間(ウィークリー)

いわゆる「手帳/スケジュール帳」としてメインで使っています。
メインなので、上段に入れています。

アポイントや研修、日次/週次/月次のルーチン作業、数週間前から決まっている「その日にやらなければいけないタスク」など。
定時開始/終了と昼休みの時間にマーカーで線を引き、午前/午後を視覚的に分けています。

週の後半になったら、ガントチャート(下段に入れています)と見比べて、翌週の予定「いつ何をやるか」を具体化します。

週次/月次のルーチン作業はフィルム付箋にラベルシールを貼り、済んだら翌週/翌月に貼り替えています。
初めは手書きしていましたが、自分の字が雑すぎて、視覚的にノイズになったため、ラベルライターを使う方法に落ち着きました。

月初と月末はルーチン作業がたくさんあるので、ToDoリスト型の付箋を使っています。
チェック欄は、チェックボックスが印刷されているマスキングテープを貼り替え、付箋そのものは使い回しています。

帰路にやることや買って帰るものは、職場を出るときに頭に入れておきたいので、プライベートに関する事柄ですが、TETEFUに載せています。

リフィルの一番上、日付欄の余白は、左側=残業などの届出を済ませたかチェック、右側=当日の日報を提出したかチェック、のチェック欄にしています。

たまに週末何があるかもメモしていますが、仕事のことをぎっちり書いているので、休日には開きたくなくて(笑)、プライベート用は手帳を分けている次第です。

リフィル3:1日1頁(デイリー)

仕事をするときは主に、上段:週間、下段:1日1頁の状態で開いていて、週間で翌日以降の動きを意識しつつ、1日1頁で「今」に向き合うような使い方をしています。

職業柄、どの案件に何時間費やしたか(工数)を報告する必要があるため、時間軸エリアには何時から何時まで何をやったかを記録しています。
(このため、就職してからずっと、手帳はデイリー時間軸入りのものを使い続けています。)

右側のノートエリアはToDoリストにしています。
ToDoリストは、左から2列めに優先度をアルファベットで書き、一番左の列に完了状況を記号で書いています。
優先度を分けるアルファベットは、ノート術の実用書で読んだものを参考にしています。A=重要度高&緊急度低、B=重要度高&緊急度高、C=重要度低&緊急度高、D=重要度低&緊急度低、という分類です。
完了状況の記号は、レ点=完了、△=着手したが未完了(作業途中)、2本線=翌日以降に繰越、の意味で使っています。

ノートエリアはこの他、電話を受けた場合のメモや筆算、考えを整理するのに使うこともあり、ToDoリストとページを分けて、1日2ページ使うこともあります。日付フリーの強みですね。
退勤時は(忘れなければ)時刻を書いて、残業時間を確認しています。

手帳カバー/表紙見返し他

おまけ。
カバー・表紙見返しにも、いろいろ挟んだり貼ったりしています。

左上:社休日を確認するための会社カレンダー。

右上:雑誌の発売日など、毎月のイベント。付箋3枚を並べて貼ってます。

左下:自分の名刺とフィルム付箋。自分の名刺は、会社の所在地や電話番号など、割と見る用事があるので……。付箋は伊藤手帳さん製、セパレートダイアリー&TETEFU用のものです!

右下:展覧会や舞台の日程。いつ行けるかわからないので、とりあえず開催日程を書いておきます。チケットを取ったり行く日を決めたら、左端にチェックを入れます。行くのをやめたものには×印を付けます。

お読みくださってありがとうございました。何かご参考になれば幸いです!

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