伊藤手帳ではユメキロック セパレートダイアリーを使うことで充実したワークライフバランスを実現してもらえることを願い、セパレートダイアリー モニター会を開催しています。
2018年5月より始め、2021年5月より4期目の活動に入ります。
2020年は第3期モニターとして活動してくださった方が順次ブログで「手帳術」や「タイムマネジメント」について語ってくださいます。
今回は、「絢」さんのコラム第二弾です。
仕事はマンスリー(上)とガントチャート(下)で俯瞰する
ウェブ制作まわりの仕事をしている、絢と申します。神奈川県在住で、夫と小学1年生の3人暮らしです。
前回はセパレートダイアリーモニター会参加後の自分の変化について書きましたが、今回は「おすすめしたいセパレートダイアリーの使い方」というテーマでご紹介したいと思います。
フリーランスなので、仕事のスケジュールはある程度融通が利きます。セパレートダイアリーを使って、多忙な日ができるだけ偏らないように調整しています。
▼仕事はマンスリー(上)とガントチャート(下)で俯瞰する
仕事の予定が入ったら、最初に下ページのガントチャートに案件を記入します。案件を記入したら「納期日」に●、前段階の「確認日」に△を記入し、案件同士の極端な重複がないか確認します。次に下のガントチャートを見ながら、上のマンスリーにも同じ記号を記入します。
さらに、提出前で忙しいことがわかっている日には、マンスリーの該当日に鉛筆で／を記入して、予定をブロックしています。
なお、ペンは5色を使い分けています。
●オレンジ：仕事の納期や歯科検診など、相手がいる予定
●青：仕事
●ピンク：子どもの学校や学童関連、PTAの予定
●緑：プライベート
●黒：日記
日々はTODO(上)メイン。ウィークリー(下)は多忙な日の味方
仕事の打合せや小学校でのボランティアなど、時間がわかっているものは、下ページのウィークリーに記入してブロックします。同時に予定前後の移動時間もブロックしていきます。
そこから逆算して検討事項や準備することなどがあれば、上ページにTODOを書いていきます。この際も必ず色分けはしておき、時間がかかりそうなものはあらかじめ2日にわたって記入しています。
TODOの書き方ですが、前に記号「・」をつけます。完了したら・の上から「×」を記入、翌日に持ち越す場合は「→」を記入して、翌日のTODO欄にも同じ内容を書きます。
予定が決まってから手帳に記入するまでの流れがかたまり、セパレートダイアリー一冊に集約するようになってから3年目、ダブルブッキングなどのミスは全くなくなりました。
さらに気ままに黒ペンで日記を書くことで、後で振り返るきっかけになったりします。
全ての人におすすめの手帳の使い方はないと思いますが、「セパレートダイアリーを常に開いたままにする」「どこへでも持ち歩き、予定はすべて一冊に集約する」だけで、私は予定を詰め込みすぎたり予定を忘れてしまったりすることがなくなりました。
ユメキロック「セパレートダイアリー」2022年４月始まりは１月２４日（月）予約販売スタートです。（※Amazon店は２月４日より販売）
本店１月２４日（月）：https://www.yumekirock.com/
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