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絶対に仕事のヌケモレを防ぐ3つの手帳習慣

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皆さんは手帳を何のために使っていますか?
昨年のセパレートダイアリーモニター会では「仕事のヌケモレ防止」に手帳を使いたい!という声を沢山頂きました。
今回は、絶対に仕事のヌケモレを防ぐ手帳の使い方「勝ちパターン」(ウィークリー&マンスリー版)についてご紹介します。


まずはWORKING PLAN(ガントチャート)の使い方をおさらい

WORKING PLAN(ガントチャート)は上の段、下の段に用意されていますが、上の段を仕事用に使いましょう。※下の段はプライベート用に使う事をおすすめします。

WORKING PLAN(ガントチャート)ページ上の段(仕事)はプロジェクトの進捗管理、資料や書類の作成~提出後の動きといった納期管理、上司や部下のシフト管理、ルーチン業務のレコーディング(記録)といった使い方ができます。
下の段(プライベート)は勉強の記録、支出記録、お子さんの学校行事や習い事の日といった使い方が考えられます。

ポイント

ガントチャートはこう使える!
・納期や締切日から逆算して工程を組み立てる
・ルーティンタスクの成果を記録する

ここまで確認したら次は、仕事での使い方の流れを説明します。
皆さんはセパレートダイアリーを使う際、どのような手順で予定を確認していきますか?


始業前、最初に確認するのはWORKING PLAN(ガントチャート)ページ

なぜWORKING PLAN(ガントチャート)ページを確認するのか?
それは自分の仕事の状況が今どの地点にあるのか把握するためです。

例えば、今日は締切(納期)3日前だな・・・
例えば、企画の内容をそろそろまとめないといけないな・・・
例えば、提出した資料のチェックバックをもらわないといけないな・・・

など、今抱えている仕事の「中間地点や着地点」の把握をします。


ウィークリーページ で1日のタイムラインを確認

ウィークリーページは時間が縦軸になったバーチカル仕様です。ここは人に会う予定や会議の予定、その時間にやるべきことなど予め決められた「すべき事」を記入します。

WORKING PLAN(ガントチャート)ページで「その日の状態」を大まかにチェックし、ウィークリーページで「その日の流れ」を掴みます。

TODOメモページで細かなタスクの管理

ウィークリーページで「その日の流れ」を掴んだら、仕上げはTODOメモページで「その日にやる事」をチェックします。

  • 打ち合わせのある日であれば準備しておくものを書き出す
  • 依頼事や確認事項を書き出す
  • 忘れやすい事を書き出す

使い方は人それぞれですが、書き出した後、完遂したものは消し込む事が大切です。
出来なかったものはどの曜日に割り当てるか。そもそも計画に無理があるのでは?といった見直しができるのもTODOメモページの特徴です。

TODOメモページの左上には「やらなければいけないが心理的に着手しづらいもの」を書いておく

心理的に「やりやすい」できごとから人は着手しがちです。「やらなければいけないが、どうしても後回しにしてしまう」という性格の方は、この欄を使って後回し癖を回避しましょう。

人間は視点を左上→右→左下→右下とZ線を描きながら移動する傾向があります。
これを利用して、セパレートダイアリーを開いて一番最初に目に入る左上に「苦手な事」を1週間の目標として書き出しておきます。

完遂した時点でチェックや消込をすればモチベーションもあがります。
また、以上を習慣化する事で絶対に仕事のヌケモレを防ぐ人へ変わって行きます。

絶対に仕事のヌケモレを防ぐ3つの手帳習慣

  1. WORKING PLAN(ガントチャート)ページで状態把握
  2. ウィークリーページで流れの把握
  3. TODOメモページでやる事の洗い出しと実行

綺麗に書く必要はなく、自分が書きやすい方法でスタートし、継続させる事が大切です。

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