伊藤手帳は、「仕事の質や効率が向上するアイデア」や「プライベートを充実させるアイデア」を伝える「手帳を語る場」プロジェクトを開始しました。
月に一度、「手帳を使ったタイムマネジメント方法」「デジタルツールと手帳の使いわけ方について」「挫折しない手帳の使い方」「仕事とプライベートを充実させる手帳術」といった様々なテーマに応じたコラムを12名のライターさんに書いて頂きます。
７月は、フリーランスのライター・翻訳者として活躍している「ルン」さんのコラムです。
どうぞ最後までご覧ください。
フリーランスはタイムマネジメントが命！
こんにちは！ルンと申します。
初今回は、フリーランスとして働く私の手帳を活用したタイムマネジメント術について、紹介したいと思います。
まず、私の状況についてですが、ライター・編集者、そして翻訳者としての仕事のほか、NPOでプロボノとしても活動しています。
・ライティング：3社
・編集：1社
・翻訳：1社
・プロボノ：1団体
基本的に全部で6社と取引している状況です。主に取材をもとにした記事の作成を担当しています。
フリーランスなので、締め切りさえ守れば、働く時間や場所は自由です。逆に言えば、特別な事情がない限り、締め切りは絶対に守らなければなりません。
使っているのは紙の手帳です。以前はスマホのカレンダー機能を併用していたのですが、書き写す際に時間を間違えて、取材に遅刻しそうになって以来、紙の手帳のみを使っています。
紙の手帳を選ぶ理由としては、外出先で電話をしながら、スケジュールを確認できること。そして、後述しますが、私の場合、取材や打ち合わせなどの「予定」のほか、執筆作業などの時間も確保しなければなりません。その点でいうと、紙の手帳の方が見える化しやすいのです。
マンスリーとデイリーを組み合わせた使い方
私が使っているのは、伊藤手帳のユメキロック セパレートダイアリー デイリー＆マンスリー版。手帳が上下に分かれており、マンスリーやデイリー、ワーキングプランを見比べることが可能です。
では、実際に私の手帳の中身をお見せしましょう。まず、下がマンスリー、上がデイリーを開いているとき。
マンスリーには、取材や打ち合わせなどの「予定」を書き込んでいます。
黄色くしているのは、外出が必要な予定です。最近はオンラインでの取材や打ち合わせも多くなってきたので、外出が必要な場合は、わかりやすく色をつけるようにしています。ポイントは色の使用を最低限にしていること。
面倒くさがりなところがあるので、「この予定は〇色、その予定は△色?」とルールを作ると、続けられなくなるからです。
外出が必要な仕事と、在宅の仕事をあえて色分けしているのは、時間や体力などキャパシティの問題から、外出の仕事を続けて入れないようわかるようにしたいという理由があります。
デイリーでは、予定時間や準備しておくことなど、詳しい情報を書いています。1日に予定が複数ある場合、すべての情報をマンスリーに書き込もうとすると、ゴチャゴチャとわかりにくくなるためです。
マンスリーとワーキングプランを組み合わせた使い方
続いて、下がマンスリー、上がワーキングプランを開いているとき。実は、この組み合わせがフリーランスで働いている私にとって、ユメキロック セパレートダイアリー デイリー＆マンスリー版の一番うれしい魅力でもあります。
先ほど、私は取材や打ち合わせなどの「予定」のほか、執筆作業などの時間も確保しなければならないと説明しました。そう、マンスリーだけを見て、スケジュールに余裕があるからと、どんどん取材を入れていったら、執筆の時間が取れず、パンクしてしまうのです。だからといって、マンスリーやデイリーで対応しようとすると、読みにくくなってしまいます……。
そこで便利なのがワーキングプラン。始点は取材など案件が始まった日、終点は締め切り日を意味しています。こうすればる化「予定」以外のタスクの見えが可能です。ちなみに私は基本的に案件が3つより多く重ならないようにしています。4案件以上抱えると、原稿のクオリティが落ちてしまうことを経験上知っているからです。
ユメキロック セパレートダイアリー デイリー＆マンスリー版を使い始めたことで、キャパオーバーによる消耗がなくなったと感じています。また、オンとオフのメリハリがつきにくいと悩むフリーランスの人も少なくないと思いますが、私はスケジュールを見える化したことで、「この週の前半は休もう」「今は頑張りどき」などのタイミングがわかりやすくなったと感じます。
フリーランスの方はもちろん、副業やプロボノなどで複数の会社や案件を同時で進めているみなさん、ぜひ参考にしてみてくださいね。
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コラム内で使用されている手帳はユメキロック「セパレートダイアリー」（デイリー＆マンスリー版）です。
本店：https://www.yumekirock.com/
楽天店：https://item.rakuten.co.jp/yumekirock/
Yahoo店：https://shopping.geocities.jp/yumekirock/
※Amazon店：https://www.amazon.co.jp/stores/node/3907886051
